Vanaf 16 mei 2026 voert de Douane het Digitaal Dossier (DD) in als verplicht kanaal voor het aanleveren van bescheiden bij douaneaangiften. Het aanleveren van documenten via e-mail is vanaf dat moment niet langer toegestaan. Deze verandering markeert een belangrijke stap in de verdere digitalisering van de douaneprocessen.
Wat verandert er?
Met de invoering van het Digitaal Dossier worden alle bijlagen bij een aangifte in DMS (Douaneaangiften Management Systeem) – zoals facturen, paklijsten en vergunningen – uitsluitend digitaal en gestructureerd aangeleverd. Dit gebeurt via een systeemkoppeling met de aangiftesoftware.
De bestaande postbus Digitaal Dossier verdwijnt als regulier aanleverkanaal. Ook is dubbele aanlevering (bijvoorbeeld via e-mail én via het Digitaal Dossier) niet toegestaan. De Douane wil hiermee de verwerking van aangiften versnellen, fouten verminderen en de communicatie tussen bedrijven en Douane efficiënter maken.
Waarom deze verandering?
De overstap naar het Digitaal Dossier past binnen de bredere digitaliseringsstrategie van de Douane. Door alle documenten via één digitaal kanaal te ontvangen, kan de Douane:
- Sneller en consistenter gegevens verwerken
- De administratieve lasten voor bedrijven verminderen
- De veiligheid en traceerbaarheid van gegevens verbeteren
- Betere aansluiting realiseren op Europese douanesystemen
Voor bedrijven betekent dit dat hun aangiftes en bijlagen voortaan volledig digitaal en volgens vaste standaarden moeten worden aangeleverd.
Planning en overgangsfase
De Douane hanteert een harde invoeringsdatum voor het Digitaal Dossier:
Datum | Mijlpaal |
|---|---|
16 mei 2026 | Livegang Digitaal Dossier |
16 mei – 1 juni 2026 | Zeer beperkte overgangsfase |
Vanaf 1 juni 2026 | Bescheiden die niet via het Digitaal Dossier zijn aangeleverd, worden niet of vertraagd in behandeling genomen |
Tijdens de overgangsfase zal de Douane bedrijven ondersteunen bij de overstap, maar na 1 juni 2026 geldt het Digitaal Dossier als het enige toegestane kanaal voor het aanleveren van bescheiden.
Wat moeten bedrijven doen?
Bedrijven die aangiften indienen via DMS dienen hun aangiftesoftware tijdig aan te passen of te laten koppelen aan het Digitaal Dossier. Het is raadzaam om:
- Contact op te nemen met de softwareleverancier over de benodigde koppeling
- Interne processen en werkinstructies aan te passen
- Medewerkers te informeren en eventueel te trainen in het gebruik van het nieuwe systeem
Conclusie
De invoering van het Digitaal Dossier per 16 mei 2026 betekent een belangrijke modernisering van de douaneprocessen. Door de overstap naar één digitaal kanaal wordt de afhandeling van douaneaangiften efficiënter, veiliger en toekomstbestendig. Bedrijven doen er goed aan om zich tijdig voor te bereiden, zodat de overgang soepel verloopt en vertragingen in de afhandeling worden voorkomen.